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Le problème du partage des données et la promesse de BIBFRAME

Shlomo Sanders, directeur technique, Ex Libris

La communauté des bibliothèques comprend la valeur de l’interopérabilité et du partage des données depuis longtemps. Le partage des données économise de l’argent et peut accroître la qualité des données elles-mêmes. Il est important de comprendre que cette valeur implicite est inhérente à la définition d’une norme pour la description des données bibliographiques, telles que MARC 21 et les règles d’encodage qui lui sont associées et peut se trouver dans d’autres normes dont z39.50 et ILL. MARC va même jusqu’à décrire ce qui est au centre et ce qui est local (9xx, x9x et xx9), de manière à délimiter clairement ce qui est partageable et ce qui ne l’est pas.

Le rêve, bien sûr, serait de disposer d’une norme universelle unique et de pouvoir partager aisément les données bibliographiques de toutes les institutions. En passant du niveau institutionnel au niveau du pays, on s’aperçoit qu’il existe de nombreuses variations de MARC. Pour en nommer quelques-unes, je citerai UNIMARC, DanMARC, CNMARC, KORMARC et d’autres plus éloignées comme MAB. Nous remarquons une certaine convergence dans certains pays et régions, comme le remplacement de MAB et de DanMARC (spécifique au Danemark) par MARC21.

La prolifération des fichiers d’autorité (un par pays) constitue un autre problème qui complique l’univers des métadonnées. Ces fichiers n’ont pas seulement des données différentes. Ainsi les autorités MARC21 et UNIMARC possèdent une structure différente, ce qui empêche leur utilisation entre formats.

Au niveau institutionnel, même si une institution utilise la même version de MARC qu’une autre, l’interprétation de la mise en œuvre des règles de codage peut s’avérer différente. Par exemple, la norme MARC rend possible la gestion des identifiants, d’importance cruciale, dans l’utilisation des métadonnées, dans différents champs. 035 est le champ principal de tels identifiants. Toutefois, certains systèmes utilisent le champ 019 à la place. Les institutions qui tentent de réutiliser les métadonnées sont alors confrontées à des choix difficiles. L’utilisation des métadonnées de la manière prévue peut dans ce cas s’avérer difficile. L’institution devra donc traiter chaque notice de métadonnées une fois chargée, ou dans certains cas les corriger manuellement.  Des passerelles sont parfois créées entre les normes de métadonnées. En outre, les institutions mettent souvent en œuvre des routines de fusion et des méthodes de correspondance complexes.

Comme le nombre de bibliothèques gérant des collections numériques ne cessent d’augmenter, elles se mettent à utiliser des formats non-MARC comme Dublin Core, MODS et VRA. Puisque de nombreux exemplaires numérisés décrivent des exemplaires physiques, on peut se retrouver avec deux descriptions séparées, une description des métadonnées en MARC et l’autre dans un format de métadonnées qui prend en charge les exemplaires physiques. Les variations de données et de format rendent la déduplication et le regroupement de telles notices compliqués.

Ex Libris a mis au point de nombreuses solutions alternatives qui s’occupent du chargement et du partage de métadonnées différentes dans ses logiciels matures de bibliothèque. Il a ainsi été possible de simplifier certains problèmes inhérents aux normes de métadonnées différentes, en introduisant toutefois une certaine complexité. Le temps de développement passé à créer ces solutions de rechange aurait pu être utilisé au développement d’autres fonctions et fonctionnalités dont la communauté a besoin.

L’équipe de développeurs d’Alma s’est donc efforcée d’élargir sa vision en englobant la multiplicité des formats de métadonnées et en étendant la portée d’Alma avec une approche unifiée de la gestion des métadonnées. Ceci permet à une institution d’utiliser le même catalogue pour gérer les variantes de MARC et les métadonnées Dublin Core. La prise en charge de manière native des nouveaux formats de données liées tels que BIBFRAME est prévue à une date ultérieure.

Retour au rêve. En adoptant BIBFRAME, la communauté a l’occasion unique d’arriver à un consensus et de créer une norme universelle. La tâche est ardue. Elle exigera collaboration, compromis ainsi que participation active et aide des fournisseurs. Comme dans tout compromis, le résultat risque de ne pas être idéal, mais il aura d’énormes implications sur la capacité des bibliothèques à partager des informations. Il s’agit d’un aspect important car le partage avec des environnements et des systèmes autres que ceux des bibliothèques constitue un des objectifs déclarés de BIBFRAME. Comment peut-on espérer que des systèmes extérieures aient recours à une nouvelle norme lorsque que celle-ci n’en est pas réellement une, même à l’intérieur de nos propres institutions ? C’est la promesse de BIBFRAME.

Pour en savoir plus sur BIBFRAME dans la feuille de route du développement d’Ex Libris, consultez notre récent communiqué de presse.

Découvrir davantage : Utilisation de l’analyse pour améliorer la découverte et la gestion des ressources

Scott Schuetze, Ex Libris
Un des sujets qui suscite un grand intérêt chez les bibliothécaires depuis longtemps a été l’objet d’une étude en détail au cours de plusieurs sessions pendant la récente Conférence Ressources électroniques et bibliothèques (ER&L) 2017, qui s’est tenue à Austin, au Texas. Plusieurs orateurs ont centré leurs présentations sur l’utilisation de l’analyse pour améliorer les workflows d’acquisitions, mieux aider les chercheurs et mesurer l’impact de l’utilisation des ressources électroniques.

Le concept de l’exploitation de l’analyse dans la bibliothèque n’est pas nouveau. L’élaboration en 1968 de la norme Z39.7 ANSI/NISO pour les statistiques de bibliothèque ainsi que ses amendements au cours des années suivantes a ouvert pour les bibliothèques une nouvelle ère dans le domaine de l’analyse des données.

Comme l’a décrit Ronnie Faulkner dans son article « Statistics and Record-Keeping »,[1] les raisons pour lesquelles les bibliothèques recueillaient des statistiques étaient classées en cinq catégories :

  1. Les exigences en matière de réglementation fédéral et d’État
  2. Les exigences imposées pour les enquêtes menées par les différents organismes gouvernementaux ou organisations privées
  3. Les exigences imposées par l’établissement d’enseignement supérieur
  4. Le besoin d’informations dans les décisions de gestion interne
  5. Le besoin d’informations pour justifier les demandes de la bibliothèque ou présenter la valeur de services existants

Outre les besoins de la bibliothèque en matière de reporting, les bibliothécaires ont toujours démontré de l’intérêt et de la curiosité en mesurant, visualisant, connectant et interprétant les données afin de prendre des décisions plus informées. Bien avant, la transition récente de l’imprimé au numérique, Geoffrey G. Allen déclarait dans son article de 1985 intitulé, « The Management Use of Library Statistics », que les bibliothécaires pratiquaient depuis longtemps « la collecte et la compilation de données statistiques sur les activités de la bibliothèque ».

« Les bibliothécaires ont compris qu’il existait des liens pertinents entre les mesures numériques de certains aspects de l’activité de la bibliothèque et les décisions de gestion qu’ils devaient prendre. C’est pour cette raison qu’ils s’étaient lancés dans le processus arithmétique élémentaire de comptage jusqu’à l’obsession ».[2]

Comme les sessions ER&L l’ont prouvé, en plus de nombreux articles, livres et conférences publiées avant elles, les bibliothécaires et le personnel de la bibliothèque ont toujours exprimé un vif intérêt pour la collecte des données et des statistiques. Au-delà de la simple collecte et examen des données, l’analyse suscite un nouvel engouement, dans le but de convertir les informations glanées en vue de prendre des décisions plus éclairées, de devenir plus efficace et de mieux comprendre les utilisateurs actuels.

Les nouvelles technologies rendent possibles de nouvelles méthodes de collecte et d’analyse des données. Ex Libris apporte son soutien aux bibliothèques et aux bibliothécaires dans ces domaines en se servant d’outils et de fonctionnalités basés sur la plateforme robuste et souple OBI (Oracle Business Intelligence) dans sa plateforme de services de bibliothèque et de services de découverte. Les outils puissants d’analyse disponibles dans chaque service Ex Libris favorisent la prise de nouvelles décisions factuelles et une exploration plus poussée des données.

  • Avec Alma Analytics, les bibliothécaires peuvent assurer le suivi des collections de la bibliothèque et le coût par utilisation, permettant ainsi de déterminer la meilleure utilisation des fonds au service de leur communauté d’utilisateurs. Les bibliothécaires peuvent aussi comparer leur bibliothèque aux normes en vigueur dans le secteur et faire le suivi des processus qui nécessitent une optimisation.
  • Grâce à Summon et Primo, les bibliothécaires peuvent exploiter les analyses et les rapports pour obtenir une meilleure perception du comportement des utilisateurs afin d’optimiser l’expérience de découverte, analyser les données sur l’utilisation pour mieux développer les collections et partager les informations dans toute l’organisation.

À l’époque des Big Data, l’analyse exploitable est essentielle pour les bibliothèques afin d’améliorer leurs performances et accroître leur efficacité. À l’aide d’outils d’analyse flexibles et de capacités de reporting puissantes, les bibliothèques modernes peuvent plus aisément se conformer aux normes de reporting actuelles, mais de manière plus importante encore, apporter une valeur ajoutée à l’enseignement supérieur et à l’institution.

Pour découvrir la puissance de l’analyse, regardez ces vidéos de formation sur Alma AnalyticsSummon Analytics et Primo Analytics.

[1] R. Faulkner, « Statistics and Record-Keeping », dans The Smaller Academic Library: A Management Handbook, ed. G.B. McCabe (New York: Greenwood Press, 1988) 44.

[2] G.G. Allen, « The Management Use of Library Statistics », IFLA Journal 11 (1985): 211.

Intégration simplifiée : Alma et OASIS

Yoel Kortick, bibliothécaire en chef, gestion des ressources, Ex Libris

Au fur et à mesure que la complexité du monde des connaissances s’accroît, les bibliothèques ont besoin de se connecter à un écosystème plus important que jamais. Le développement d’une nouvelle intégration entre Alma et OASIS promet de simplifier encore plus le lien des bibliothèques avec leur environnement.

L’une des caractéristiques distinctives d’Alma est sa capacité à s’intégrer sans problème à d’autres systèmes.  Cette intégration se fait bien souvent à l’aide d’API. Si l’on se place au niveau de l’utilisateur final, il existe un flux transparent entre Alma et les autres systèmes.

Grâce aux efforts conjoints des équipes de gestion de produits d’Alma et de ProQuest, il est maintenant possible de créer des commandes dans Alma via l’interface de ProQuest OASIS. Cette intégration récente constitue un autre exemple de la collaboration étroite entre Ex Libris et ProQuest.  L’intégration Alma OASIS est fournie aux bibliothèques sans coût supplémentaire.

OASIS est le système Web gratuit de ProQuest qui permet aux bibliothèques universitaires de trouver, de sélectionner et de commander des livres électroniques et imprimés. Après avoir défini un profil dans OASIS, toute institution Alma peut effectuer une recherche dans l’interface OASIS. La commande est ensuite traitée dans OASIS, puis créée dans Alma avec des informations bibliographiques et sur la commande émanant d’OASIS.

L’utilisation de l’interface OASIS fournit à l’utilisateur final :

  • Une insertion plus rapide et en temps réel, des données de la commande dans Alma
  • Une méthodologie de commande efficace et simplifiée
  • Un processus faisant gagner un temps considérable
  • L’exactitude des données grâce à la suppression des redondances dans les deux systèmes.

Vous désirez en savoir plus ? Assistez à une démonstration rapide (en anglais) ci-dessous.